Gegevens koppelen in Excel

Moet ik een databank gaan bouwen?

27 juli 2007 | Redactie PC Magazine Vraag
Ik werk voor een kleine distributeur van computeronderdelen. Om mijn werk overzichtelijk te houden, heb ik een spreadsheet met daarin een lange lijst onderdelen gekoppeld aan een lijst met alternatieve onderdelen die te gebruiken zijn als het eigenlijke onderdeel niet beschikbaar is.

Zo bevat cel A1 bijvoorbeeld onderdeelnummer AAA, cel B1 bevat onderdeelnummer BBB en cel C1 bevat onderdeelnummer CCC. Het maximum aantal alternatieven voor één onderdeel is acht.

Is er in Excel een manier om automatisch aan te geven dat bepaalde onderdelen bij elkaar horen? Of ben ik met de verkeerde tool aan het werken en moet ik een databank gaan bouwen? Stel bijvoorbeeld dat BBB een alternatief is voor AAA, kan ik de boel dusdanig instellen dat de computer automatisch weet dat AAA een alternatief is voor BBB?
Kris Daliers

Antwoord
Het overzicht dat u op dit moment bouwt, heeft een akelig groot potentieel om de mist in te gaan. Het is eenvoudig om een onderdeelnummer verkeerd in te typen of om een alternatief onderdeel ergens te vergeten. Uw idee om deze onderlinge verhoudingen te automatiseren is een stap in de juiste richting, maar gaat nog niet ver genoeg.

Wie een databank ontwerpt, dient zich te houden aan de gouden regel dat gegevens maar op één plek staan opgeslagen en vervolgens worden opgezocht wanneer ze nodig zijn. U slaat niet het adres van een klant op bij iedere bestelling, maar koppelt het klantnummer aan de bestelling en houdt de adresgegevens op één plek bij, al is het maar om te voorkomen dat u plotseling twee adressen van één klant blijkt te hebben, en moet gaan uitzoeken waar een bestelling nu precies heen moet.

Deze gedachtegang gaan we ook toepassen op uw reserveonderdelenlijst, zonder daarbij Excel te verlaten (alhoewel een databank mogelijk een beter idee is).

Begin aan een nieuw werkblad met daarop ieder onderdeelnummer in kolom A en met in kolom B precies één onderdeel dat als vervanging kan dienen voor het onderdeel in kolom A. Verwijs daarbij steeds naar het volgende onderdeel in de lijst tot u het laatste onderdeel bereikt. Dat laat u verwijzen naar het eerste onderdeel.

Heeft u bijvoorbeeld vijf onderdelen die onderling uitwisselbaar zijn, verwijs dan met 1 naar 2, 2 naar 3, 3 naar 4 en 4 naar 5; onderdeel 5 laat u verwijzen naar 1. Als er voor een gegeven onderdeel geen alternatieven zijn, dan laat u het onderdeel naar zichzelf verwijzen.