Gevalideerde lijst in Excel uitbreiden

Aanvulbare opsomming

Vraag:
Ik ben op zoek naar een mogelijkheid om een bestaande lijst in Excel uit te breiden met gegevens die achteraf ingevuld worden. Stel: ik heb in kolom B een lijst met valideren gemaakt. Daardoor kunnen alleen gegevens ingevuld worden die in de lijst staan. Wanneer ik iets nieuws in de lijst wil toevoegen, moet ik de lijst aanpassen. Wat ik zou willen, is dat wanneer ik iets invul wat niet in de lijst voorkomt, het automatisch in de lijst wordt toegevoegd.

Dus ik kan bijvoorbeeld in kolom B alleen A, B en C invullen. Als ik dan D invul, moet dit in de lijst worden opgenomen waardoor ik A, B, C en D kan invullen. Is hier een mogelijkheid toe of kan dit op een andere manier?
Michiel van der Heijden

Antwoord:
Als we u goed begrijpen, wilt u middels validatie in de lijst in voorbeeldkolom B voorkomen dat mensen afwijkende waardes invullen. Dat is een praktische toepassing voor gegevensvalidatie. Daar komt alleen bij dat u gelijktijdig wilt dat als iemand iets nieuws toevoegt het meteen aan de validatie wordt toegevoegd. Daarmee gaat u twee opdrachten haaks op elkaar uitvoeren: enerzijds vernieuwing voorkomen en anderzijds vernieuwing automatisch toestaan.

Als we het verzoek echter iets doorvertalen, komen we erop uit dat u in een kolom wilt voorkomen dat mensen zomaar willekeurige gegevens toevoegen, maar moet het gelijktijdig eenvoudig zijn om nieuwe toegestane waardes te maken. Dat doen we door een extra kolom te gebruiken in Excel waarin we legale waardes invullen.

Als we binnen het voorbeeld blijven, krijgen we in Excel dan twee kolommen: kolom B die gevalideerd wordt en kolom C waarin we toegestane waardes voor kolom B zetten.

Stel voor het voorbeeld dat we in kolom B de letters a, b of c toewijzen. Zet in Excel in cel C1 de a, in C2 de b, en in C3 de letter c. Selecteer vervolgens kolom B en ga naar de Gegevens-tab in het lint (Data | Valideren in Excel 2003). Klik hier op Gegevensvalidatie.

Kies in de dialoog bij Toestaan: voor Lijst en selecteer als Bron de gehele kolom C. Klik vervolgens op OK. Als u nu probeert iets anders dan a, b of c in te vullen in kolom B, dan verschijnt er een foutmelding. Voegt u echter een ander gegeven toe in kolom C, bijvoorbeeld de letter d in C4, dan kunt u die daarna probleemloos invullen in kolom C.

Heeft u computerproblemen? Wij leggen de meest voorkomende hard- en softwarevragen voor aan onze experts. Surf naar de rubriek PC Help op www.pcmagazine.be en laat het ons weten. U kunt ook een e-mail sturen aan pchelp@pcmagazine.be.

bron: ZDNet, PC Magazine