Area Productions DocToKeep

Uw documenten netjes op orde

15 januari 2004 | Erik Derycke De wortels van DocToKeep liggen in de database- en zoekmotor die het Belgische Area Productions voor de cd-roms met tijdschriftarchieven van Roularta ontwikkelde. Deze motor werd uitgebreid en aangepast om pc-gebruikers in staat te stellen Office-documenten, pdf-bestanden, webpagina?s en mails archiveren en te doorzoeken.

Om een document aan DocToKeep toe te voegen, sleept u het naar de DocToKeep-werkbalk onderaan uw scherm. U kunt het ook toevoegen via een contextueel menu onder de rechtermuisknop. Daarbij hoeft u niet per se volledige documenten te gebruiken: een paragraaf of zin selecteren volstaat. DocToKeep lust ook gescande documenten, en plaatst een nieuwe menubalk in Internet Explorer waarmee u snel webpagina's toevoegt. Ook alle gelinkte pagina?s zijn automatisch te downloaden en archiveren.

U kunt elk document voorzien van een aantekening en ook categorieën toepassen om uw archief logisch in te delen. Als u digitale foto's wilt archiveren, moet u een aantekening gebruiken - de bestandsnaam alleen volstaat niet om een beeld te indexeren.

Het programma kopieert elk toegevoegd document integraal in een archiefbestand, dat volledig geïndexeerd wordt. Via het zoekvenster kunt u dan zoeken in de volledige tekst. Het zoekproces verloopt supersnel en levert een lijst op met de naam en locatie van het document, de persoon die het gearchiveerd heeft, en het aantal keren dat de zoekterm erin voorkomt. Onderaan het DocToKeep-venster kunt u een preview van het document bekijken.

Omdat DocToKeep de documenten integraal aan het archief toevoegt, hoeft u het oorspronkelijke bestand niet meer bij te houden (al mag u het voor de veiligheid natuurlijk nog wel wegschrijven op tape of cd-r). Keerzijde daarvan is dat een DocToKeep-archief ongeveer even groot is als de collectie bestanden die u eraan toevoegt - met het voordeel dat u ze veel sneller en gemakkelijker kunt terugvinden.